Keinen Plan wie man eine berufliche Rede vorbereitet? Mit der PZA-Methode klappt das!

Eine Rede vorbereiten müssen ist oft wie das Kaninchen vor der Schlange sitzen. Wie erstarrt, die Gedanken rasen und die Zeit vergeht…

Nervosität vor einer Rede hat immer mehrere Komponenten. Sich körperlich beruhigen ist eine Sache (wie das über die Füße geht, können Sie hier nachlesen) und eine andere Sache ist, das WAS ich sagen will richtig vorzubereiten.

Wie fang ich bloß an??

‚Wie erstarrt sein‘ vor dem ganzen Redeprojekt kommt u. a. daher, wenn man keine Ahnung hat wie man anfangen soll. Um welches Projekt in der Arbeit es sich auch handelt, gemeinsam ist allen, dass man irgendwie wissen sollte, was man sagen will, dass das ganze dann auch noch halbwegs geordnet rüberkommt und zum Schluss für alle klar ist, was gesagt wurde.

PZA – der rote Faden als Rettung

Sie bräuchten am besten einen roten Faden, der Sie durch das Labyrinth des Vorbereitens begleitet. Der Sie an die Hand nimmt, wie eine Navigation den Weg aufzeigt und Sie sicher ans Ziel bringt. Ohne dass Sie fürchten müssen, sich in irgendeinen Umweg zu verlaufen.

So einen roten Faden drück ich Ihnen jetzt mal in die Hand. Mit der PZA-Methode werden Sie gleich selbst erleben, dass das gar nicht so schwer ist, eine Rede gut vorzubereiten und das auch noch in kurzer Zeit.

PZA kann Ihnen wertvolle Hilfe leisten, vor allem dann, wenn Ihnen nur wenig Zeit zur Verfügung steht. Das System geleitet Sie mit Fragen durch den Ablauf und Sie haben das Wichtigste damit an Bord. Hinzufügen und verfeinern geht dann später immer noch. Doch so ist von vorn herein sichergestellt, dass das wirklich Wesentliche in Ihrer Rede enthalten ist.

Wenn Sie gleich mal mittesten wollen, suchen Sie sich jetzt ein Thema Ihrer Wahl aus. Und los geht’s!

Wer ist Ihr Publikum?

P = Publikum

Das Publikum ist Anfang und Ende. Viele die eine Rede vorbereiten müssen, fangen mit dem Ausarbeiten des Themas an und beschäftigen sich gleich mit dem Inhalt. Doch zuerst gilt es etwas ganz anderes zu tun.

Denn es braucht eine ganz andere Vorbereitung wenn Sie z.B. an zwei Veranstaltungen zwar das gleiche Thema jedoch ganz verschiedene Leute vor sich sitzen haben. Das wäre sonst wie den Karren vor den Ochsen spannen. Denn der Inhalt richtet sich nach dem Publikum.

Wenn Ihnen das momentan noch unlogisch erscheint mag, dann betrachten Sie dieses Experiment bitte wie ein Spiel und lassen sich überraschen wie es ausgeht.

Die ersten Fragen die Sie sich stellen sollten:

  • Wer wird Ihr Publikum sein?
  • Wie viele Personen?
  • Welches Alter?
  • Welches Geschlecht?
  • Welche Gemeinsamkeiten?
  • Welches Interesse am Thema?
  • Was ist Ihrem Publikum besonders wichtig?

Lassen Sie uns das an einem Beispiel durchgehen:

Nehmen wir an, Sie sollen eine Präsentation in Ihrer Firma halten. Dort müssen Sie die Ergebnisse eines Projekts vorstellen, dass Sie durchgeführt haben um Kosten einzusparen in der Verwaltung.

Wer wird Ihr Publikum sein?
Die Abteilungsleiter von verschiedenen Abteilungen, der Controller und der Chef höchstpersönlich.

Wieviele Personen?
8-10 je nachdem, ob alle Zeit haben

Welches Alter/Geschlecht?
Die meisten sind zwischen 40 und 55. Davon 2 Frauen, der Rest Männer.

Welche Gemeinsamkeiten?
Alle sind Führungskräfte und wollen ihre Abteilungsziele erreichen

Welches Interesse am Thema?
Niemand will negative Auswirkungen durch Einsparungen; als Führungsperson möchte alle die vereinbarten Ziele erreichen.

Was ist Ihrem Publikum noch besonderes wichtig?
Dass die Mitarbeiter einen guten Job machen, damit die ganze Abteilung gut da steht und gute Stimmung herrscht.

Der richtige Fokus zählt

Herzlichen Glückwunsch! Damit haben Sie schon mehr gemacht also 90 % aller, die eine Rede vorbereiten. Sie haben sich intensiv mit Ihrem Publikum beschäftigt. Damit haben Sie den Fokus auf die wichtigsten Personen im Raum gelenkt. Und das sind Ihre ZuhörerInnen.

Gleichzeitig kann dieser Blickwinkel sehr entlastend sein, denn es geht nicht mehr darum, dass Sie die beste Performance abliefern und wie in der Schule dafür benotet werden. Sondern es geht darum, dass Ihr Publikum das bekommt, was es möchte. An Informationen, Ausblicken, Möglichkeiten usw.

Wenn Sie an Ihrem Projekt mitgemacht haben und sei es nur in Gedanken, dann haben Sie höchstwahrscheinlich ein viel klareres Bild von Ihrem Publikum als vorher. Vielleicht gibt es sogar so was wie eine Prototyp-Person die Ihnen vor Augen steht. Je klarer umso besser!

Welches Ziel möchten Sie erreichen?

Z = Ziel

Als nächstes geht es darum, dass Sie das Ziel, das Sie in Ihrer Rede erreichen möchten, in einem Satz klar definieren. Zu viel zu wollen ist einer der häufigsten Fehler, die in einer Rede oder Präsentation gemacht werden.

Sie werden ja auch wohl kaum alle Kleidungsstücke, die Sie im Schrank haben auf einmal anziehen, sondern sich für genau eine Kombination passend zum Anlass zu entscheiden.

Das lässt sich direkt auf eine Rede übertragen. Alles was Ihnen wichtig erscheint hinein packen zu wollen, ist als ob Sie vor lauter angezogener Kleidung nicht mehr zu erkennen wären. Wenn Sie sich also für eine Zielformulierung entscheiden, dann wählen Sie eine Kombination aus.

Nutzen Sie als Hilfestellung diesen Satz:

Ich möchte, dass mein Publikum die …..(Zahl) Gründe kennt, wieso ….. (Projekt/Person) und …… (Ziel – was soll getan werden).

Für unser Beispiel:
Ich möchte, dass mein Publikum die 3 (Zahl) Gründe kennt, wieso das Projekt Kosten einsparen in der Verwaltung ein Erfolg war (Projekt) und fortgesetzt werden sollte (Ziel).

Ein Tipp für die Anzahl der Gründe: Wählen Sie hier am besten nie mehr als Finger an einer Hand sind. 3 – 5 sind ideal. Ein 3er Rhythmus ist z.B. etwas mit dem wir uns sehr wohlfühlen.

Die guten Dinge sind drei und auch schon Aristoteles schrieb darüber in seinem Werk der Poetik, dass die 3 ein guter Weg ist um Struktur in eine logische Abfolge zu bekommen.

Mit welchen Argumenten möchten Sie überzeugen?

A = Argumente

Auch hier mag uns das Beispiel der Kleidung hilfreich sein. Wenn Sie sich für eine Kombination entscheiden werden Sie wahrscheinlich darauf achten, dass Farben und Stil der Sachen zusammenpassen. So dass das ganze Ensemble stimmig erscheint. Dazu werden Sie möglicherweise verschiedene Sachen probieren, bis Sie zufrieden sind.

Genauso können Sie beim Redenerstellen vorgehen. Sie notieren als erstes alle Gründe, die ihnen einfallen, um Ihr Ziel zu erreichen. Wichtig ist in diesem ersten Schritt nur, dass Sie vollkommen ohne Einschränkung alles festhalten. Ausgewählt wird später.

An unserem Beispiel:
Alles was zu Kosteneinsparungen geführt hat, wird gesammelt: Papier wird weniger ausgedruckt, es wurden Sammelbestellungen beim Büromaterial gemacht, in die Toiletten wurden Wasserstopps eingebaut, eine Zeitschaltuhr schaltet die Elektronik über Nacht aus, Lieferanten von Büromaterial wurden gewechselt, es wird mehr digitalisiert, durch Ausmisten wurde Platz gewonnen für ein Archiv ohne dass neue Möbel angeschafft werden mussten usw.

Was davon ist das Wichtigste?

Wenn Sie nun auf die Fülle der Gründe schauen, geht es im nächsten Schritt um das Feststellen der wichtigsten Punkte. Kehren Sie hier gedanklich zu Ihrem definierten Publikum zurück und fragen sich was für dieses am wichtigsten ist. Mit dieser Frage im Hinterkopf gehen Sie an diese Auswahl heran.

Vielleicht lassen sich mehrere Punkte zu einem Überpunkt zusammenfassen? Wählen Sie aus, schieben Sie herum, fassen Sie zusammen, bis Sie die 3-5 wichtigsten Argumente festgelegt haben. Quasi Ihr Kleidungsensemble für diesen Anlass. Prüfen Sie dieses nochmal im Hinblick auf Ihr Publikum.

Für unser Beispiel:
weniger Papierausdrucke, weniger Strom, mehr Einkaufsbündelung

Kurzgefasst, stichwortartig. So lässt sich gut damit arbeiten und solche kurzen Punkte lassen sich auch gut vortragen. Und im besten Fall sind es auch die drei Punkte die sich Ihr Publikum zum Ziel merkt, wenn es später gefragt würde, was denn in der Präsentation Inhalt war.

Fleisch an die Knochen

Schreiben Sie nun Ihre drei Hauptargumente in einer Tabelle oder auf verschiedene Blätter auf. Sammeln Sie Beispiele, Grafiken und alles, was diese Argumente untermauern. Erst sammeln ohne Bewerten. Haben Sie auch hier Ihr ZuhörerInnen im Kopf und wählen dann das aus, was für Ihr Publikum am überzeugendsten ist.

an unserem Beispiel:

weniger Papierausdrucke

Grafik mit Einsparung im Projektzeitraum
Erläuterung wo Papier eingespart werden konnte

weniger Strom

Zentralschaltuhr nachts
Austausch von alten stromfressenden Geräte

mehr Einkaufsbündelung

Lieferant von Büromaterial gewechselt
Einkauf Büromaterial zentralisiert
Grafik über eingesparte Kosten

Aus diesem Verlauf können Sie nun sehr einfach passende PowerPoint Folien erstellen, die am besten mit wenig Text und vielen bildhaften Elementen diese Argumente erläutern. (Welche Methoden es dafür gibt, wird uns in einem weiteren Beitrag beschäftigen.)

Jetzt haben Sie es schon fast geschafft!

Wir wissen jetzt wer uns zuhören wird, was für ein Ziel wir erreichen wollen und mit welchen Argumenten wir es untermauern werden.

Nun fehlt uns nur noch ein Anfang und ein Schluss. Da wir ja schon wissen, was wir sagen werden, ist das ziemlich einfach.

Die Einleitung eröffnet den PZA-Zyklus

Wenn nur wenig Zeit zur Vorbereitung bleibt, dann fassen wir uns auch hier kurz. Wir greifen dafür auf unser formuliertes Ziel zurück. Hieraus können Sie sehr einfach ein Statement ableiten, das Sie in Ihrer Einleitung verwenden können.

Gehen Sie nach diesem Muster vor:

Die … (Zahl) Gründe, wieso ….(Projekt/Person) …. (Ziel) sind, weil ….. (Gründe)

Wieder am Beispiel:
Die 3 (Zahl) Gründe, wieso das Einsparungsprojekt in der Verwaltung ein Erfolg war und (Projekt/Person) fortgesetzt werden sollte (Ziel) sind, weil der Stromverbrauch um X zurückgegangen ist, weil Kosten durch Einkaufsbündelung von Büromaterial erreichen werden konnte und weil X Menge an Papier eingespart werden konnte.

Dieses Statement bildet den Schluss-Satz Ihrer Einleitung.

Begrüßung und schon geht’s los

Davor brauchen Sie nur eine kurze Begrüßung. Sowas wie „Guten Morgen meine Damen und Herren, es geht heute um die Ergebnisse eines aktuellen Projektes in der Verwaltung. Sie werden die 3 Gründe erfahren, wieso das Einsparungsprojekt……….“

Und dann sind Sie auch schon mitten drin. Nach dieser Einleitung können Sie mit dem ersten Punkt direkt beginnen. „Kommen wir zum ersten Punkt Stromeinsparungen…..“

Bringen Sie dann Ihre dafür aufbereiteten Argumente und gehen zum zweiten Punkt über. Auch hier kommen die Argumente dazu und gleiches dann mit dem dritten Punkt.

Am Schluss kommt die Schlussfolgerung

Genau wie der Käse das Signal ist, dass das Ende einer Mahlzeit gekommen ist – er soll ja bekanntlich den Magen schließen – braucht es auch am Ende einer Rede etwas das abschließt.

Sie möchten ja mit Ihrer Rede ein Ziel erreichen. Und genau das rücken wir am Schluss nochmal ins Blickfeld. Es wird ein letztes Mal durch die drei Hauptgründe untermauert.

Als Hilfe kann dieser Satz dienen:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass …. (Argumente) daher ……. (Ziel) Vielen Dank.

Für unser Beispiel:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass allein die drei Einsparungsbereiche Strom, Papier und Büromaterial ein großer Erfolg waren. Da sich in der Verwaltung noch weiteres Potential für sinnvolle Einsparungen ergibt, sollte das Projekt fortgesetzt werden. Vielen Dank.

Fertig!

Damit haben Sie eine Rede erstellt, die Ihr Publikum im Blick hatte, sich ein Ziel gesetzt hat, dies mit drei Hauptargumenten und dazu passenden Erläuterungen untermauert hat, bereits am Anfang durch das Statement deutlich gemacht hat wohin die Reise geht und am Schluss nochmal als Folgerung aus allem, das Ziel in Szene gesetzt hat.

Ablauf und Aufbau Vorbereitung

Wahrscheinlich ist Ihnen aufgefallen, dass der Ablauf der Vorbereitung nicht der gleiche ist, wie später beim Halten der Rede. Hier mal in der Reihenfolge des Vorbereitens:

P = Publikum

  • Wer wird Ihr Publikum sein?
  • Wieviele Personen?
  • Welches Alter?
  • Welches Geschlecht?
  • Welche Gemeinsamkeiten?
  • Welches Interesse am Thema?
  • Was ist Ihrem Publikum besonders wichtig?

Z = Ziel

Ich möchte, dass mein Publikum die …..(Zahl) Gründe kennt, wieso ….. (Projekt/Person) und …… (Ziel – was soll getan werden).

A = Argumente

Argumente sammeln und daraus 3 – 5 ableiten die am Wichtigsten sind (auch im Hinblick auf das Publikum)

Statement für die Einleitung (entwickelt aus dem Ziel)

Die … (Zahl) Gründe, wieso ….(Projekt/Person) …. (Ziel) sind, weil ….. (Gründe)

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass …. (Argumente) daher ……. (Ziel) Vielen Dank.

Ablauf und Aufbau beim Rede halten

Begrüßung
Guten Tag meine Damen und Herren. Es geht heute um die Ergebnisse des Projekts in der Verwaltung.

Statement der Einleitung
Die 3 (Zahl) Gründe, wieso das Einsparungsprojekt in der Verwaltung (Projekt/Person) erfolgreich war und fortgesetzt werden sollte (Ziel) sind, weil der Stromverbrauch um X zurückgegangen ist, weil Kosten durch Einkaufsbündelung von Büromaterial erreichen werden konnte und weil X Menge an Papier eingespart werden konnte.

Argumente
Kommen wir zum Punkt 1, den Stromeinsparungen. Hier konnte durch X und Y … Z erreicht werden. Wie man hier an den Grafiken sieht…..
Beim Punkt 2….
Der 3. Punkt….

Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass allein die Einsparungsbereiche Strom, Papier und Büromaterial ein großer Erfolg waren. Da sich in der Verwaltung noch weiteres Potential für sinnvolle Einsparungen ergibt, sollte das Projekt fortgesetzt werden. Vielen Dank.

Vorlagen für das Erarbeiten

Wer gern mit Vorlagen arbeitet kann dafür gern das Blatt für die Vorbereitung nutzen und kann sich im Blatt für die Rede die Notizen nochmals in der Reihenfolge für die Präsentation festhalten.

Wer diesen Ablauf verwendet wird merken, dass es eine sehr einfache und hilfreiche Methode ist, in kurzer Zeit eine inhaltlich sinnvolle Präsentation zugeschnitten auf das Publikum zu erstellen.

Probieren Sie es aus und berichten mir über Ihre Erfahrungen!

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